E-arved on xml-vormingus dokumendid, mis liiguvad elektroonilises keskkonnas tarkvarasüsteemide vahel ja neid ei ole vaja pärast loomist uuesti käsitsi sisestada. Tarkvarad suudavad lugeda arve infot ehk e-arved on masinloetavad.  E-arved võimaldavad arvete kiiremat liikumist, vähendavad oluliselt käsitsi tööd ja võimaldavad arvete digitaalset arhiveerimist.

Head eeskuju näitab e-arvete kasutuselevõtmisel avalik sektor. Alates 01.07.2019 peavad kõik erasektori ettevõtted ja avaliku sektori asutused, kes esitavad arveid avalikule sektorile, esitama need e-arvetena ja seda operaatorfirmade (arvekeskuste) kaudu.

Operaatorfirmadena pakuvad e-arvete teenust Omniva, Fitek, Telema ja Amphora, samuti RIK e-arveldaja, kes on omavahel rändlusvõrgus. See tähendab, et ühe operaatoriga liitunud klient saab arve saata kõigile teistele eelnimetatud operaatorite klientidele. Seega on kõigepealt vajalik valida operaatorfirma ja sõlmida leping. Gaiasoft OÜ omab pikemaajalist koostöökogemust Omniva ja Telema arvekeskustega ja on nende poolt ka sertifitseeritud. Samuti teeme koostööd Fiteki ja Amphoraga. Enne lepingu sõlmimist soovitame arvekeskuse valiku tegemisel tutvuda ka operaatorfirmade teenuste hindadega ja saata selleks individuaalne päring, kuna hinnad sõltuvad sageli konkreetsest arvete mahust. Näiteks Fiteki portaalis arved.ee saab lepingut sõlmimata, ainult kasutajakonto avamisega, saata kuni 5 arvet kuus tasuta.

Programm VERP toetab e-arvete eksporti ja importi. Programmis on võimalus kasutada mugavat otseliidestust Omniva, Fitek (ainult Fiteki lepingulistele klientidele), Telema ja Amphora arvekeskustega. Teiseks võimaluseks oleks see, et programmis moodustatakse müügiarvest e-arve fail, mis salvestatakse arvutisse ja siis arvekeskusesse imporditakse ning ostuarved imporditakse arvekeskusest salvestatud e-arve faili. Sõltuvalt valikust, tuleb soetada programmile juurde vastav moodul:

• Otseliidestus VERP-i ja arvekeskuse vahel - VERP-is koostatud müügiarvetest tehakse e-arvete fail ja saadetakse automaatselt arvekeskusesse ning ostuarved loetakse programmi otse arvekeskusest. Hind 350 eurot +km.

Kui soovite ainult müügiarveid saata või ainult ostuarveid lugeda, siis hind on 200 eurot +km.

• Müügiarvest e-arve faili koostamine ja salvestamine oma arvutisse, kust see faili tuleb arvekeskuses importida – hind 100 eurot +km, ostuarvete import arvutisse salvestatud e-arve failist on tasuta.
  
  

Otseliidestust kasutatakse meie klientide poolt kõige rohkem Omniva arvekeskusega, aga on mitmeid Fiteki kasutajaid. Telema süsteemi kasutavad üldjuhul hulgimüüjad.

Kõigi tekkinud küsimustega palun pöörduge Gaiasoft OÜ poole, samuti saate infot meie koostööpartneritelt (Omniva, Fitek ja Telema).